Règlement d’ordre intérieur, voir ci-dessous

As agreed (updated) at the Spring GA 2016 – 29-30 April – Brussels

1.PRINCIPLES

a) To represent the interests of the various Institutes and Associations of Spatial Planners according to Art. 5 of the Statutes established in the countries represented by the Council of Europe.
b) To represent, through their Institutes and Associations, the interests of spatial planners working in the public, private and academic sectors.
c) To bring together as corresponding members or observers representatives of private, academic, public or associate sectors having a link to the planning practice.
d) To establish partnerships with international organisations who will support the ambitions of the ECTP-CEU
e) To adopt a structure which is neat, simple, economical, efficient and conducive to easy working and decision-making.
f) To provide for continuity and authoritative representation of the various members, recognising that some Presidents may hold office in their Institute or Association for only one year.

2. STRUCTURE

a) The ECTP – CEU comprises two delegates per Institute or Association. It is chaired by the President. In appointing their delegates, Institutes and Associations are encouraged, as far as practical, to represent the interests of their members working in the public, private and academic sectors. The terms for which delegates are appointed are at the discretion of the Institutes and Associations.
b) THE EXECUTIVE COMMITTEE, called “Comité Exécutif” in the Statutes, comprises the administrators, namely the President, the Vice-president, two or more administrators, the Secretary general and the Treasurer. It is chaired by the President. The administrators serve for a term of four years and are eligible for re-election only once consecutively. The President serves in office for a term of two years alternating with the Vice-president for the second biennium and is eligible for re-election. At each election, the Executive Committee will seek to achieve with the delegates an arrangement which, so far as possible, will provide for an adequate period of association with the ECTP – CEU, in the interests of continuity.
c) WORKING GROUPS and TASK FORCES may be appointed to undertake specific tasks. Each member is entitled to one representative on each Working Group or Task Force who may be drawn from the permanent delegates to the ECTP – CEU or other representatives. The terms for which representatives are appointed are at the discretion of the Institutes and Associations.

3. RESPONSIBILITIES AND DELEGATION OF POWERS

a) The General Assembly is both a decision making body and a working body. The General Assembly’s approval is required for the items according to Art. 21 of the Statutes.
b) The Executive Committee has full authority to act within its agreed terms of reference and agreed budget.
c) The role of the Executive Committee is:
(i) To maintain the momentum and organise the business of the ECTP – CEU.
(ii) To take the initiative on administrative and constitutional matters, including the budget and the admission of new members, and in resolving disputes.
(iii) To prepare material for, and make recommendations to the General Assembly.
(iv) To supervise the Working Groups and Task Forces, to brief them and to receive their output and to ensure that they have effective programmes to which they adhere.
(v) To represent the ECTP – CEU when necessary.
(vi) To organise the procedural arrangements for the election of the members of the Executive Committee.
d) The President may agree proposals, other than those specifically reserved to the General Assembly in (a) above between meetings as appropriate and report to the next Executive Committee meeting.
e) Unless matters are specifically delegated for action, the Working Groups prepare proposals for the Executive Committee and General Assembly to vote on according to the agreed principles.

4. ELECTION OF EXECUTIVE COMMITTEE

a) The Executive Committee (ExCo) is composed of a minimum of 3 and a maximum of 9 elected delegates and should reflect a due balance between northern, central and southern European countries, so as between large and small associations. The number of administrators within the ExCo may be enlarged by a decision of the General Assembly.
b) The ExCo members are elected every 4 years by the General Assembly by secret ballot.
c) All ExCo members (also called “administrators”) are elected for a four-year term. All ExCo members, can be consecutively re-elected only once. The suitability of candidates is judged by the General Assembly based on a proposal of General Policy Guidelines presented to the General Assembly by each candidate. When standing for election each candidate must also declare willingness to stand for the Presidency in the coming period, and issue a specific manifesto or statement with proposed policies and actions. This document (revised over time) is the basis on which the two Presidents are appointed according to paragraph f).
d) One ExCo member is required by the Statutes to be the Belgian Administrator, and must be of Belgian nationality.
e) One ExCo member can be elected among the delegates of corresponding members and has right to vote within the ExCo.
f) Following the election according to parag. c), the ExCo meets to appoint two Presidents, a Secretary-General and a Treasurer by secret ballot. These posts can be also covered by the Belgian Administrator. None of these posts can be covered by the ExCo member elected according to paragraph e).
g) The General Assembly ratifies the composition of the ExCo by secret ballot; if the General Assembly fails to ratify it, the ExCo proposes a different composition. If no ratification is obtained, the General Assembly elects the ExCo posts directly by secret ballot.
h) One President will be in charge for the first biennium; the other President for the following biennium. They will alternate automatically. The order of alternation is decided by the ExCo.
i) One of the two Presidents is acting as Vice-president when the other is holding the Presidency. Failing the President for any reason during his/her term, the Vice-president assumes the Presidency until the end of the natural period. Failing both Presidents during their terms, the elected ExCo will appoint two new Presidents according to f).
j) Failing one or more ExCo members during their terms, the General Assembly will elect new ExCo member/s who will act within the ExCo until the end of the natural period.
l) If an ExCo member ceases to be a delegate of his/her association paragraph j) is applied.
m) The General Assembly can contest one or more ExCo members if it is proved that he/she is not acting according to the Statute or not sufficiently fulfilling his/her duties. In this case the ExCo member in question can express his/her objections. The General Assembly will decide by secret ballot.
n) The election of the new ExCo will take place at the General Assembly preceding the last for the outgoing ExCo. The elected ExCo will start its term after the conclusion of the General Assembly following the one at which it is elected.

5. MEETINGS

a) The General Assembly meets twice in each calendar year (one of which is considered the Annual General Meeting). The Presidents of the Institutes and Associations which have subscribed to the International Agreement and Declaration will also be invited to attend the Annual General Meeting.
b) The Executive Committee will meet immediately before or after the meeting of the General Assembly. Other meetings of the Executive Committee may be arranged in the intervals between the General Assemblies as appropriate.
c) Venues of meetings are agreed annually. The General Assembly will usually meet by preference in Brussels. On special occasions and following a recommendation of the Executive Committee, the General Assembly may meet anywhere in Europe as long as reasonable accessibility is assured for all members.

6. VOTING

a) At the General Assembly meetings, every European country is entitled to one vote. (Corresponding members, observers and partnership associations do not have the right to vote.
b) At meetings of the General Assembly, only one delegate from each full member may vote on behalf of that full member. In the absence of both delegates, each full member may appoint another existing member to vote on its behalf. Voting in absentia is only possible on matters on the agenda of General Assembly meetings if a written voting statement is in the hands of the Secretary General prior to the Agenda item being reached. Representation by proxy in a ballot is also possible if the Secretary-General is provided with written proof of the appointment of the proxy prior to the Agenda item being reached.
c) Any amendments on proposals on financial issues have to be presented in written form if any member of the Assembly feels it is necessary for a sound comprehension.
d) At meetings of the General Assembly, voting on the following matters will be by secret ballot:
• admission or exclusion of members;
• composition and election of the Executive Committee;
Voting on other matters will normally be by a show of hands.
e) Three Honorary Presidents, the acting President or the Secretary general will in this order form a three-person team of scrutinisers responsible for ensuring that the proper procedure is observed in the case of these ballots.
f) At meetings of the Executive Committee, each member of the Executive Committee has one vote and a simple majority of the votes cast is required for all decisions. In the absence of a member of the Committee, another member of the Committee may be mandated to act as his or her proxy representative. Half the members of the Executive Committee present in person or represented by proxy shall constitute a quorum.
g) The President, when chairing the General Assembly and the Executive Committee, has a casting vote.
h) Members of the Executive Committee may attend and speak at meetings of the Working Groups or Task Forces ex officio. It is not anticipated that voting will be necessary at meetings of the Working Groups or Task Forces.

7. PREPARATION OF ECTP – CEU MEETINGS

a) The Agendas for General Assembly meetings will be prepared by the Executive Committee. The topics to be discussed will be listed and, as necessary, supported by notes, reports and detailed proposals.
b) Each agenda will include at least the following items:
(i) a list of all matters to be considered (subject to minor amendments)
(ii) the minutes of the last General Assembly meeting (taken as read)
(iii) the minutes or a report by the President of any subsequent Executive Committee meetings (for information and clarification only)
(iv) financial matters (report by the Treasurer)
(v) the fixing of dates and venue for the next two General Assembly meetings.
c) At the Spring Annual General Assembly, the Annual Accounts for the preceding year up to 31 December and the budget for the following year must be submitted for approval.
d) At the Annual General Assembly, the Executive Committee must report on the steps taken to achieve the aim of having at least one member from each European country and the Agenda must indicate how far this aim has been achieved.
e) The agenda for General Assembly meetings will be circulated by the Secretary-General at least one month prior to each meeting.

8. STANDARD ALLOCATION OF BUSINESS AT ECTP – CEU MEETINGS

a) General Assembly meetings will address three issues:
(i) internal administrative and policy matters;
(ii) professional exchange/policy debate on planning issues
(iii) special professional features, which may be introduced by external guests.
b) A considerable period will be allocated to professional exchange and policy debate on planning issues. Therefore point (i) has a section on items to be discussed and an informative section. The length of speeches will be suggested by the President prior to the discussion on a basis of equality.
c) At the Annual General meetings the Presidents of the member organisations will be invited to participate actively in part a) (ii). The length of speeches will be suggested by the President on a basis of equality.
Each member association sends to the Secretary General, by October 31st at the latest, a yearly update of the development of Spatial Planning, education, regulations, main events, refreshing the web site information
d) For the special professional feature guest speakers can be invited to each General Assembly meeting to present their views on matters of importance to the ECTP – CEU, the member bodies or the profession.
e) Agenda items outstanding at the conclusion of the General Assembly meeting will be adjourned to the next meeting or sent back to the Executive Committee for further preparation or for formulation by a Working Group.

9. PARTICIPATION IN GENERAL ASSEMBLIES

a) Each full member may appoint an additional representative to accompany delegates at meetings of the General Assembly, either for a specific meeting or on a continuing basis. Such representatives, the delegates of Corresponding Members and Observers may participate in the meetings but may not vote.
b) Representatives of Observers may attend General Assemblies except during discussions on their admission. They may not vote and may speak only if invited to do so by the President. Guests and other invitees, including partnership representatives, may attend meetings of the General Assembly and join in discussions on the invitation of the President, but have no right to vote.
c) In the event of plenary discussions of a confidential nature, guests and other invitees may be asked by the President to leave the room.
d) The floor will be open to all members of the ECTP – CEU on a basis of equality of length of speeches per member. Longer speeches may be permitted in the case of discussions based on a prepared paper submitted to the meeting.

10. TERMINATION OF MEMBERSHIP

a) Membership may be terminated by the General Assembly on the recommendation of the Executive Committee if a member is no longer able to meet the criteria for membership or if the whole or part of its subscription to the ECTP – CEU is outstanding for six months or more.
b) Applications for reinstatement to membership are dealt with on the same basis as original applications, but any member whose membership is terminated for non-payment of subscriptions will not be reinstated until all arrears are paid unless decided otherwise by the General Assembly.

11. SUBSCRIPTIONS

a) Annual subscriptions to the ECTP – CEU are calculated in accordance with a scale approved by the General Assembly at its Spring meeting and are due and payable on 28 February in each year.
b) If the whole or part of any member’s subscription remains in arrear, the voting rights of that member will be suspended until the arrears are paid, unless the General Assembly accepts that the default is due to exceptional circumstances and is satisfied that payment will be made before its next meeting.
c) Observers and corresponding members will pay a contribution to be established and approved by the General Assembly.
d) Such contributions and members’ subscriptions should be calculated for the first year on a pro rata monthly basis.
e) If no new agreement is reached, the subscription level set for the previous year will remain in force.
f) Partnership with other international associations are based on mutual agreement in assemblies without fees

12. SECRETARIAT

a) It is the responsibility of the General Secretariat to ensure the efficient preparation of agendas for meetings, circulation of papers and minutes and strict adherence to agreed deadlines.
b) The Registered Office of the ECTP – CEU will remain in Brussels and will handle the financial affairs of the ECTP – CEU, liaise with the institutions of the European Union and of the Council of Europe and hold the formal records and documents of the General Assembly.
c) The Registered Office will deal with accounting matters related to the execution of the budget approved by General Assembly. It will also deal with official relations between the Belgian authorities and the ECTP – CEU. In relation to the above, but outwit the implementation of the current decisions recorded in General Assembly meeting minutes or the minutes of an Executive Committee meeting, Registered Office officials must seek the President’s approval before committing anything to paper and, more importantly, before taking any action with financial implications.

13. OFFICIAL LANGUAGES

a) The official languages of the ECTP – CEU are English and French and this will be recognised in as much as possible documentation, proceedings and publications.
b) When the author of a document for internal use by members is not fully competent in either of the two official languages, the text may be written in any other language if an approximate translation, be it in summary form, is provided in one of the two official languages.
c) The members of the Executive Committee may use among themselves the language which it is easiest for them to use if the person spoken to understands.

14. BELGIAN JURISDICTION

The ECTP – CEU is a legal entity (aisbl / vzw) under Belgian law. If this were to become inappropriate for whatever reason, the choice of another law would be a matter for agreement.

RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR

révisé et incorporant les changements adoptés conformément aux Statuts
24 October 2008
Révisé et adopté lors de l’AG de printemps 2016 – 29-30 avril – Bruxelles

1. PRINCIPES

a) Représenter les intérêts des divers Instituts et Associations d’urbanistes selon l’Art. 5 des Statuts, établis dans les pays représentés au Conseil de l’Europe.
b) Représenter, par l’intermédiaire de leurs Instituts et Associations, les intérêts des urbanistes exerçant leurs activités dans les secteurs public, privé et universitaire.
c) Réunir, à titre de membres correspondants ou observateurs des représentants des secteurs privés, académiques, publics ou associatifs ayant un lien avec la pratique de l’urbanisme.
d) Etablir des partenariats avec des organisations internationales qui soutiendront les ambitions de l’ECTP-CEU
e) Mettre au point une structure qui soit nette, simple, économique et efficace propre à faciliter le déroulement des travaux et la prise des décisions requises.
f) Assurer la continuité et la représentation autorisée des divers membres, compte tenu du fait que certains présidents ne sont nommés à la tête de leur institut ou association que pour un an.

2. STRUCTURE

a) Le ECTP – CEU est composé de deux représentants par Institut ou Association. Il est dirigé par un président. Lorsqu’ils procèderont à la nomination des représentants, les Instituts et Associations seront encouragés à les choisir de manière à représenter les intérêts de leurs propres membres exerçant dans les secteurs public, privé et universitaire. La période pour laquelle les délégués sont nommés est à la discrétion de l’Institut ou l’Association.
b) LE COMITE EXÉCUTIF, ainsi dénommé dans les statuts, comprend les administrateurs, c’est-à-dire le Président, le Vice-président, deux ou plusieurs administrateurs, le Secrétaire général et le Trésorier. Il est dirigé par le Président. Les administrateurs sont élus pour une période de quatre années et ne sont rééligibles qu’une fois consécutivement. Le Président est élu pour un terme de deux années en alternance avec le Vice-président pendant la seconde période de deux ans et il est rééligible. A chaque renouvellement, le Comité Exécutif recherchera avec les délégués la meilleure formule qui implique, autant que faire se peut, une présence assez longue des délégués au ECTP – CEU pour assurer la continuité dans les meilleures conditions.
c) Les GROUPES DE TRAVAIL et TASK FORCES ne peuvent être établis que pour s’occuper des tâches spécifiques. Chaque membre peut envoyer un représentant pour siéger à chaque groupe de travail choisi parmi les représentants au ECTP – CEU ou d’autres représentants. La période pour laquelle les délégués sont nommés est à la discrétion des Instituts ou Associations.

3. RESPONSABILITES ET DÉLÉGATION DE POUVOIRS

a) L’ Assemblée Générale est à la fois un organe de prise de décisions et de travail. L’approbation de l’Assemblée Générale est nécessaire pour les compétences selon l’Art. 21 des Statuts.
b) Le Comité Exécutif est pleinement habilité à agir dans les limites du mandat convenu et du budget approuvé.
c) Le rôle du Comité Exécutif est:
(i) D’encourager et d’organiser les affaires du ECTP – CEU.
(ii) De prendre l’initiative sur des questions administratives et constitutionnelles, y inclus le budget et l’admission de nouveaux membres, et la résolution des conflits.
(iii) De préparer le travail de l’Assemblée Générale et d’y faire des recommandations.
(iv) De superviser les groupes de travail, de leur donner les directives, de recevoir les résultats de leur délibérations, et d’assurer qu’ils ont des programmes effectifs auxquels ils adhérent.
(v) De représenter le ECTP – CEU quand cela s’avère nécessaire.
(vi) D’organiser les modalités lors de l’élection des membres du Comité Exécutif.
d) Le Président peut accepter des propositions entre les réunions, sauf celles qui sont précisément réservées à l’Assemblée Générale en a) ci-dessus et en faire un rapport à la prochaine réunion du Comité Exécutif.
e) Sauf pour des questions qui sont spécifiquement déléguées, les groupes de travail élaborent les propositions devant faire l’objet d’un vote au Comité Exécutif et à l’Assemblée Générale en vertu des principes convenus.

4. ÉLECTION DU COMITÉ EXÉCUTIF

a) Le Comité Exécutif (ExCo) se compose de minimum 3 et maximum 9 délégués élus, et doit favoriser un équilibre entre les pays du nord, du sud et du centre de l’Europe ainsi qu’un équilibre entre grandes et petites associations. Le nombre d’administrateurs peut être augmenté par décision de l’Assemblée Générale.
b) Les membres de l’ExCo sont élus tous les quatre ans à bulletin secret par l’Assemblée Générale.
c) Tous les membres de l’ExCo (appelés “administrateurs”) sont élus pour un mandat de quatre ans. Tous les membres de l’ExCo à l’exception du Secrétaire Général ne peuvent être réélus qu’une fois seulement de façon consécutive. L’aptitude des candidats sera jugée par l’Assemblée Générale à partir d’une note de politique générale présentée par chaque candidat. En présentant sa candidature, chaque candidat doit déclarer sa volonté d’être candidat au rôle de Président, en temps utile, et présenter un manifeste ou une déclaration contenant des propositions de politiques et d’actions. Ce document (éventuellement révisé pendant le mandat) constitue la base de la nomination des deux Présidents selon le paragraphe f).
d) Les statuts exigent qu’un membre de l’ExCo soit Administrateur belge et de nationalité belge.
e) Un membre de l’ExCo peut être élu parmi les représentants des membres correspondants et aura droit de vote dans l’ExCo.
f) Suite à l’élection selon le paragraphe c), l’ExCo se réunit pour nommer deux Présidents, un Secrétaire Général et un Trésorier à bulletin secret. Ces postes peuvent aussi être remplis par l’Administrateur belge. Ces postes ne peuvent pas être remplis par le membre de l’ExCo élu selon le paragraphe e).
g) L’Assemblée Générale ratifie la composition de l’ExCo à bulletin secret; si l’Assemblée Générale n’arrive pas à ratifier l’ExCo, celui-ci propose une autre composition. S’il n’y a toujours pas de ratification, l’Assemblée Générale élit l’ExCo directement à bulletin secret.
h) Un Président s’occupe de la Présidence pendant la première période de deux années; l’autre s’en occupe pendant la deuxième période suivante. L’ordre d’alternance est choisi par l’ExCo.
i) Un des deux Présidents occupe le poste de Vice-président lorsque l’autre préside. Si le Président fait défaut pour n’importe quelle raison pendant son mandat, le Vice-président prend la Présidence jusqu’à la fin de la période initialement dévolue au Président. En cas d’absence des deux Présidents pendant leur mandat, l’ExCo élu nommera deux nouveaux Présidents conformément au point f).
j) Si un ou plusieurs membre(s) de l’ExCo (fait)font défaut pendant leur mandat, l’Assemblée Générale élira un ou des nouveau(x) membre(s) qui tiendra/tiendront (son)leur mandat jusqu’à la fin de la période initialement dévolue au(x) membre(s) défaillant(s).
l) Tout membre de l’ExCo qui cesse d’être délégué de son association est remplacé selon paragraphe j).
m) L’Assemblée Générale peut contester un ou plus membre(s) de l’ExCo s’il est prouvé qu’il/elle n’agit pas en selon les Statuts ou qu’il/elle n’accomplit pas suffisamment ses fonctions. Dans ce cas, le membre de l’ExCo peut exprimer ses objections. L’Assemblée Générale décide à bulletin secret.
n) L’élection du nouvel ExCo aura lieu lors de l’Assemblée Générale qui précède la dernière du mandat de l’ExCo sortant. L’ExCo élu commencera son mandat après l’Assemblée Générale qui suit celle de son élection.

5. REUNIONS

a) L’Assemblée générale se réunit deux fois par année civile (dont une fois est considérée comme l’Assemblée générale annuelle). Les présidents des instituts et associations qui ont souscrit à l’Accord international et à la Déclaration seront également invités à assister à l’Assemblée générale annuelle.
b) Le Comité Exécutif se réunit immédiatement avant ou après chaque réunion de l’Assemblée Générale. Des réunions supplémentaires du Comité Exécutif peuvent être organisées dans l’intervalle entre les Assemblées Générales, si nécessaire.
c) Le lieu des réunions est décidé chaque année. L’Assemblée Générale se réunira de préférence à Bruxelles mais lors de circonstances exceptionnelles et sur recommandation du Comité Exécutif, l’Assemblée Générale pourra se réunir n’importe où en Europe à condition qu’il y ait une accessibilité raisonnable pour tous les membres.

6. VOTES

a) Aux réunions de l’Assemblée Générale, une voix sera attribuée à chaque pays européen. Les membres correspondants et les observateurs n’ont pas de droit de vote.
b) Aux réunions de l’Assemblée Générale, un seul représentant de chaque membre effectif peut voter au nom dudit membre effectif. En cas d’absence des deux délégués, le membre effectif peut transmettre à un autre membre une procuration de vote. Voter in absentia sur des points à l’ordre du jour d’une réunion de l’Assemblée Générale n’est admis que si une déclaration écrite d’intention de vote est dans les mains du Secrétaire général avant que l’Assemblée Générale ne traite le point concerné de l’ordre du jour. Il est aussi possible de voter par procuration si le Secrétaire général reçoit une justification écrite de la nomination du chargé de procuration avant que l’Assemblée Générale ne traite le point concerné de l’ordre du jour.
c) Toute modification d’une proposition concernant une question financière doit être présentée par écrit si un membre de l’Assemblée Générale estime que cela est nécessaire pour garantir une bonne compréhension.
d) Aux réunions de l’Assemblée Générale les scrutins auront lieu à bulletin secret, pour:
* l’admission ou l’exclusion d’un membre;
* la composition et l’élection du Comité Exécutif;
Les scrutins sur les autres décisions se feront à main levée.
e) L’équipe de trois scrutateurs sera constituée en choisissant dans l’ordre trois Présidents d’honneur, le Président en exercice ou le Secrétaire général; les scrutateurs sont responsables d’assurer le respect de la procédure.
f) Au Comité Exécutif, chaque membre du Comité Exécutif a une voix et une majorité simple est requise pour toutes décisions. En l’absence d’un membre du Comité Exécutif, il peut désigner par écrit un autre membre du Comité pour le représenter. La moitié des membres présents en personne au Comité Exécutif ou représentée par procuration constituera le quorum.
g) Le Président, lorsqu’il siège à la présidence de l’Assemblée Générale ou du Comité Exécutif, détient une voix prépondérante.
h) Les membres du Comité Exécutif peuvent assister aux réunions des groupes de travail dont ils sont membres de droit. Il n’est pas prévu la nécessité de voter aux réunions des groupes de travail.

7. LA PRÉPARATION DES RÉUNIONS DE L’ECTP – CEU

a) Les ordres du jour des réunions de l’Assemblée Générale seront rédigés par le Comité Exécutif. Les points à discuter seront indiqués et étayés si nécessaire des notes, rapports et propositions détaillées.
b) Chaque ordre du jour comportera au moins les points suivants:
(i) une liste de tous les points à discuter (sous réserve de modifications mineures)
(ii) le procès-verbal de la dernière réunion de l’Assemblée Générale (qui ne sera pas relu pendant la séance)
(iii) le procès-verbal de toute réunion du Comité Exécutif entretemps ou un rapport présenté par le Président (à titre d’information et d’explication seulement)
(iv) les questions financières (rapport du Trésorier)
(v) les dates à retenir pour les deux réunions suivantes de l’Assemblée Générale (date et lieu).
c) Le compte rendu de l’année précédente jusqu’au 31 décembre et le budget de la prochaine année doivent être soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale ordinaire de printemps.
d) Chaque année, lors de l’Assemblée Générale ordinaire, le Comité Exécutif sera tenu de faire rapport sur les mesures qu’il aura prises pour achever le but de réunir en son sein un membre au moins par pays européen. L’ordre du jour portera chaque année la mention que le but est atteint ou qu’il est en voie de l’être.
e) L’ordre du jour d’une réunion de l’Assemblée Générale sera diffusé par le Secrétaire général un mois au moins avant la réunion.

8. DISTRIBUTION NORMALE DES AFFAIRES LORS DES RÉUNIONS DE L’ECTP – CEU
a) Les réunions de l’Assemblée générale porteront sur trois questions :
(i) les questions internes d’ordre administratif et politique
(ii) les échanges professionnels et les débats autour de la politique à adopter en matière des enjeux de l’urbanisme
(iii) des contributions exceptionnelles d’intérêt professionnel, présentées peut-être par des invités externes.
b) Un temps très important sera consacré aux échanges professionnels et au débat concernant la politique à adopter pendant lequel tous les membres auront le droit de prendre la parole.
c) Lors des assemblées générales annuelles, les présidents des organisations membres seront invités à participer activement à la partie a) (ii). La longueur des discours sera suggérée par le président sur une base d’égalité.
Chaque association membre envoie au Secrétaire Général, au plus tard le 31 octobre, une mise à jour annuelle du développement de l’Aménagement du Territoire, de l’éducation, des règlements, des principaux événements, en rafraîchissant les informations du site web.
d) En ce qui concerne des points importants pour la profession, le Président pourra demander aux invités à l’Assemblée Générale de présenter leurs points de vue sur des affaires cruciales pour l’ECTP – CEU, les organisations membres ou la profession.
e) Les points de l’ordre du jour, non traités à la fin de la réunion de l’Assemblée Générale seront reportés à la prochaine réunion ou renvoyés au Comité Exécutif qui les étudiera de nouveau ou les transmettra à un groupe de travail en vue de faire élaborer un texte approprié.

9. PARTICIPATION AUX ASSEMBLEES GENERALES

a) Chaque membre effectif peut nommer un représentant additionnel pour accompagner son délégué aux Assemblées Générales soit pour une réunion spécifique, soit de façon illimitée. Ces représentants et les délégués des membres correspondants et des observateurs peuvent assister aux réunions et joindre les discussions mais ils n’ont pas le droit de vote.
b) Les représentants des Observateurs peuvent assister aux Assemblées Générales, sauf pendant les discussions sur leur admission. Ils n’ont pas le droit de voter et peuvent parler seulement à l’invitation du Président. Les invités ainsi que des représentants de nos partenaires peuvent assister aux réunions de l’Assemblée Générale et contribuer à la discussion à l’invitation du Président. Ils n’ont pas le droit de vote.
c) Si des discussions confidentielles ont lieu en séance plénière, les invités pourront être invités à quitter la salle de réunion par le Président.
d) La parole sera donnée à tous les membres de l’ECTP – CEU de la même façon pour tous les membres et on leur accordera le même temps. Un temps de parole plus long pourra être accordé au cours de débats organisés autour de documents de travail présentés à la réunion.

10. DÉMISSION DES MEMBRES

a) Un membre peut être radié par l’Assemblée Générale sur la recommandation du Comité Exécutif s’il n’est plus en mesure de remplir les conditions d’adhésion ou si toute ou partie de sa cotisation a l’ECTP – CEU est resté impayé(e) depuis six mois ou plus.
b) Les demandes de réadmission seront traitées de la même manière que les demandes d’adhésion initiales, mais un membre qui est radié pour non-paiement de la cotisation ne sera pas réadmis tant que la totalité des sommes dues n’aura pas été payée ; à moins que l’Assemblée générale n’en décide autrement.

11. SOUSCRIPTIONS

a) Les souscriptions annuelles au ECTP – CEU sont calculées conformément à un barème approuvé par l’Assemblée Générale à sa réunion de printemps et sont dues et payables au 28 février chaque année
b) Si toute (ou partie de) la souscription d’un membre reste à payer, les droits de vote de ce membre seront suspendus jusqu’à ce que la souscription soit payée, sauf si l’Assemblée Générale reconnaît l’existence de circonstances exceptionnelles, et se satisfait de la promesse de paiement avant la prochaine réunion.
c) Les observateurs membres correspondants paient une contribution à établir et adopter par l’Assemblée Générale.
d) La première année ces contributions et celles des membres seront calculées au prorata des mois d’adhésion.
e) En l’absence de nouvel accord, le niveau des cotisa¬tions défini pour l’année antérieure restera en vigueur.
f) Le partenariat avec d’autres associations internationales est basé sur un accord mutuel dans des assemblées sans cotisation.

12. SECRÉTARIAT

a) Le secrétariat général est responsable et assure avec efficacité la préparation de l’ordre du jour pour les réunions, la circulation des documents et les comptes rendus, et le respect des dates limites convenues.
b) Le siège social de l’ECTP – CEU sera maintenu à Bruxelles et s’occupera des affaires financières de l’ECTP – CEU; il est également chargé de faire la liaison avec les Institutions de l’Union européenne et du Conseil de l’Europe et a la garde des livres et documents officiels de l’Assemblée Générale.
d) Le siège social traite la comptabilité en application du budget voté par l’Assemblée Générale. Il traite également des relations officielles entre les Autorités belges et l’ECTP – CEU. Pour ces deux objets, et en dehors de l’application de décisions courantes consignées dans un compte-rendu d’une réunion de l’Assemblée Générale ou d’une réunion du Comité Exécutif, les responsables du siège social doivent requérir l’accord du Président avant toute action écrite, et à fortiori financière.

13. LANGUES OFFICIELLES

a) Les langues officielles de l’ECTP – CEU sont l’anglais et le français, et ce principe vaut pour tous le plus possible de documents, comptes rendus et publications.
b) Si sa langue maternelle n’est ni le français ni l’anglais, les auteurs des documents peuvent y ajouter un texte dans leur propre langue accompagné d’une synthèse traduite sommairement en anglais ou en français.
c) Les membres du Comité Exécutif peuvent dialoguer entre eux en utilisant chacun la langue qui leur est la plus facile si son interlocuteur la comprend.

14. JURIDICTION BELGE

L’ECTP – CEU est une personne morale de droit belge (aisbl / vzw). S’il apparaissait, pour une raison ou une autre, que la juridiction belge ne s’avérait plus pertinente, le choix d’une autre juridiction devrait faire l’objet d’un accord.